怎样写一封有回复的外贸开发信？这7个写作原则可以帮到你

外贸业务员在写外贸开发信时都有相同的目的，即希望引起客户的兴趣，能够收到回复，甚至是下订单。

但实际情况是，每天都有很多的外贸同行发送开发信，因此客户一天之内会收到无数类似的电子邮件，这会让他们感到无比厌烦。所以，为了吸引客户的眼球，外贸业务员需要努力写出优秀的外贸开发信。

今天，小渔夫为粉丝朋友们分享一些外贸开发信案例和写作原则，希望可以帮助到大家。

案例：

Dear sirs,

From the internet, we get your company name. What I want is just to see that if we have the chance to cooperation In the near future or not.

We are a factory of stainless steel in China and our main product is Stainless steel cookware.

We have been in the field for many years. I can give you the CSM in very competitive price and higher quality. If you need more information, please go to our website: www.***.com

I wonder if you need this product: if you are interested in our products, please kindly return this mail.

Maybe now you have regular business partner. If so, please leave my message in your email box, maybe someday it will be useful.

If you need the price to compare with your partner gives, welcome!

Yours sincerely

Laura

点评：

这封信太长，无法一目了然，并且至少需要10秒钟。但是客户通常会在3秒内决定电子邮件的命运。应该将其缩写以突出关键点。

句子“From the internet, we get your company name. ” 给顾客一种你在兜售的感觉。如果你没有收到客户的询问，最好不要说如何获得他们的信息，这与外贸教科书完全不同！许多客户对销售信函感到非常厌烦，因为他们每天都会收到各种骚扰信息。你最好先给客户一种模棱两可的感觉，以使他们不记得他们是在展会上引述你还是遇到你。因此，不要说类似“From the internet, we get your company name. ”之类的话，否则你可能会得到相反的效果。你可以这样写：We’re glad to hear that youre in the market for…

只要客户回复你，你就能达到目的！你和他们来回联系很多次后，即使客户知道你是在网上得到他们的联系方式，他们也不会那么防御和反感。

公司的介绍太多，客户几乎没有兴趣看。只有当他们对你的产品、质量、价格等方面感兴趣时，他们才会试图了解你的公司。

多余的话应该删掉，比如“Maybe now you have regular business partner. If so, please leave my message in your email box”，因为即使客户想删除它，你也没辙。最好的方式，是你的内容让客户觉得必要先保存这封邮件。

If you need the price to compare with your partner gives, welcome! 这是全文中最糟糕的句子。你的意思是让告诉客户，你的价格具备优势且不怕比较。

不过由于中西方文化差异，客户可能会怀疑这句话在西方人看来是对其他人的恶意贬低。另外，如果你的客户碰巧瞄准了中高端市场，那么这句话会使他们认为你正在出售便宜的商品，因此不符合他们的需求。

聪明的业务员开发信一开始就谈价格，只有当他们明白了所有的问题，然后再谈价格的时候，才会有可能得到更进一步的谈判。

修改后：

Hi sir,

Glad to hear that youre in the market for stainless steel. We specialize in this field for several years, with the strength of Stainless steel cookware. with good quality and pretty competitive price.

Should you have any questions, pls do not hesitate to contact me. FREE SAMPLES will be sent for your evaluation!

Tks &br,

Laura

*** company

Tel: ***

Fax: ***

Mail: ***

Website:***

修改后的邮件，它从一开始就指出：we are glad to learn that you are interested in certain products; we have been specializing in producing such products for many years and our products are of good quality, and the prices are quite competitive.

第二段只有两句话：f you have any questions, please feel free to contact me. Free samples will be sent for you to test at any time! 信中的这些句子表达了我们的合作意愿和诚意：as long as you need it, we are always at your disposal. 这样，客户就会感到我们平等的谦虚感，并且我们将共同努力以实现双赢。 相反，这将使西方人更加欣赏。

订单的归属不取决于价格。 客户下订单要综合考虑，价格是一个重要方面，但不是全部，除了几个只看价格的客户。

结合上述的外贸开发信，我们不难发现，一封优秀的外贸开发信，其内容总是简洁明了，并且能够凸显出企业的优势。

那么，如何写好一封外贸开发信呢？可以参考以下几个写作原则：

确定邮件主题采用适当的问候保持电子邮件内容简洁明了使用标准字体结束语注意收件人的时区检查邮件的拼写和语法错误

1.确定主题行

主题行通常是某人在决定打开你的电子邮件之前首先要阅读的内容。这也意味着主题行是客户打开、忽略或删除电子邮件的关键。

不幸的是，非英语母语人士并不总是知道主题行该写些什么。

看一下这个例子：

怎样写一封有回复的外贸开发信？这7个写作原则可以帮到你
这个特定的主题行（顺便说一句，是现实生活中的例子）是含糊，间接的，根本没有向客户暗示电子邮件的内容。这样的电子邮件很容易被当作垃圾邮件处理。

那么，如何编写一个好的主题行？

直接清楚地描述你的主题，并做到吸引人，促使收信方有阅读下去的兴趣。

2.采用适当的问候

要开始发送电子邮件，你应该以适当的问候开始。问候有两个部分：称呼和开场白。

大多数非英语母语者，可能是出于害怕冒犯某人的倾向，往往只遵循一种称呼方式－亲爱的[X]。

适当的称呼实际上取决于情况。如果你要向银行或政府机构写一封正式电子邮件，最好从Dear [X]开始。

如果你要向认识的人发送电子邮件，或在休闲的环境中工作，则最好使用Hi [name]。

为了帮助你，以下是你可以在电子邮件中打开的称呼列表：

· Dear [First Name]

· Dear Mr.Ms. [Last Name]

· [Name]

· Good morning/afternoon

· Hi

· Hey

· Hey/Hi there

当你完成打招呼之后，接下来就是开场白，为了确保你的开场白能够打动人，正确的方法是：找出你的收件人感兴趣的内容。环顾他们的社交媒体资料（例如Facebook，LinkedIn等），如果他们发布信息，结合他们的兴趣点。

用Google搜索他们的名字，看看是否有有趣的事情出现。访问其公司的网站，阅读其“about us”页面，了解他们正在进行的工作或有兴趣进行合作的人。

有了这些信息，你就可以写出建立融洽关系的开场白。表明你了解他们，他们需要什么以及如何为他们提供帮助。

3.保持电子邮件内容简洁明了

用户每天会收到大量的广告邮件，为了确保你的外贸开发信能够得到回复，那么原则之一，就是保持电子邮件的内容做到了简洁明了，坚持重要和特定的信息。这样一来，你便能够节省用户的时间。

4.使用标准字体

如果你使用的是非英语键盘，则你的字体可能无法在其他人的设备上正确显示。

如果你想看起来像是母语使用者，那么你需要使用标准字体。如果你使用了特殊字体，那么可能无法在客户的设备上正确显示。

以谷歌邮箱为例：

实际上，这是Gmail提供的确切列表：

这将确保你的收件人无论使用什么设备或操作系统，都将以常规字体接收你的消息。

5.写下结束语

结束语不必写得花里胡哨的，保持简单就可以。你可以从以下一些常见的结束语中进行选择：

Yours sincerely

Yours truly

Yours

Sincerely

Best regards

Best

Warm regards

Warm wishes

Kind regards

Kind wishes

Thank you

Thanks

6.注意收件人的时区

因为我们发送的是国际电子邮件，所以需要注意收件人的所在的时区。

比如我们在中国发送一封信邮件给泰国的客户，在时区上，泰国的时区比中国的时区晚一个小时，原则上没有多大影响。但是如果你是发送给西班牙的客户，要注意西班牙的时区有夏令时（比中国晚6个小时）和冬令时（比中国晚7个小时）之分。如果是发送给墨西哥的客户，则有14个小时之差。

所以，在发送邮件之前，我们应该根据不同国家的时区，以计算好邮件送达到客户邮箱的时间。

7.检查邮件的单词拼写和语法错误

在发送你的外贸开发信之前，请务必多检查几遍，以确保每月单词拼写和语法错误。

你可以将你的外贸开发信内容复制并粘贴到Microsoft Word或Google文档中，以对其进行快速地语法，短语和拼写检查。另外，你也可以在起草时使用语法检查器（如Grammarly）来自动执行该过程。

总结：

想要写一封能够被客户打开、有回复的外贸开发信并不是一件容易的事。尽管很难，但成功的开发信还是有方法可循的，你可以结合上述分享的案例和写作原则，多写多总结。正所谓，只要功夫深，铁杵磨成针。

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